Universidad Control de Inventario
Control de Inventarios en Universidad
Las Universidad pequeñas o que empiezan a crecer , realizan el inventario de una manera manual, por así decirlo, ya que utilizan la impresión de listas de los muebles o equipo o materiales que están por las instalaciones de la escuela así como si tienen algún almacén. Estas listas las tienen en formatos de Exel o Word. Estas lista se reparten entre los encargados de las Universidades o de quien vaya hacer la Auditoria y empiezan a marcar o palomear los artículos encontrados, así como anotar las diferencias. Una vez revisado todo, se capturan los datos en la computadora o en la hoja de Exel o Word y se hace un reporte de las diferencias encontradas para que algún Director o Dueño, valide la información y registre contablemente las perdidas o mermas. este tipo de toma de inventarios lleva mucho tiempo el hacerlos y se pueden generar errores humanos, en la captura o vaciado de la información, que no resultan 100% confiables.
Existe una forma mas confiable de hacerlo utilizando códigos de barra, en los artículos o mercancías a inventariar, así como también en las ubicaciones donde se encuentran las mercancías. El uso de un lector de código de barras, conectado a una computadora portátil, agiliza la toma del inventario, si esta computadora, esta conectada a la red de computo con la base de datos del inventario, entonces la información no tendrá error humana en el vaciado de la información, ya que lo hace directamente. Por lo incomodo que pudiera ser una computadora portátil, existe terminales portátiles que son mucho mas ligeras y ergonomicas, que incluyen un lector de código de barras, así como un tecleado para capturar otros datos de tipo manual.
Si va a utilizar lector o Terminal Portátil para su inventarios, para la captura del inventario, debe asegurarse que los códigos de barra estén bien impresos y esto depende en gran parte de la impresora que utiliza, ya que la calidad de impresión, tiene mucho que ver para que un lector de código de barras lo lea fácilmente y no tenga que dispara el lector varias veces hasta que lo capture o bien tenga que estarlo tecleando.
Toma de Inventario:
Kit Equipo básico:
1.- Lector Código de Barras POSline:
Este tipo de dispositivo, le ayudara a capturar las mercancías, sin error humano directamente al equipo de computo, estos pueden ser alambicas con puerto USB o Inalámbricos (Bluetooth o WiFi), a diferencia de las terminales, estos lectores no tienen la capacidad de generar bases de datos o aplicarlas, pueden contar con memoria, para almacenar algunos códigos cuando salen de rango o pueden tener pantalla para verificar el dato codificado o tecleado.
2).- Terminal Portátil:
Este tipo de equipo es similar al lector, pero tienen no solo memoria para almacenar los datos capturados, del inventario sino un microprocesador, que permite realizar operaciones con la información recolectada, estos pueden trabajar en:
a) Lote o Batch , se captura la información, luego se descarga al sistema de computo
b) En LINEA, la terminal esta siempre conectada a la red de computo, de forma que lo que se captura esta en tiempo real, vía WiFi.
3.- Software de Inventario
Este es ya un programa que le permitirá hacer el comparativo entre lo capturado (REAL) y lo que debe de tener según la base de datos (VIRTUAL), en los programas de punto de venta cuentan con este tipo de control, por almacenes, por lo que no es algo especializado, Si requiere algo especializado, seria como Control de Inventario Fisco, con Análisis de Centros de costo.
4.- Impresora de Etiqueta Posline
Si no cuenta con la mercancía con código de barras, se requiere una impresora de etiquetas, que le permita imprimir los números de parte de los artículos o Números de serie, lote etc. Este equipo te permitirá imprimir etiquetas con código de barras y con texto, para identificar todas tus mercancías, de una manera mas rápida y eficiente, esta impresoras recomendadas son de transferencia Térmica, ya pueden imprimir en diferentes materiales como papel, papel térmico, poliéster, vinil. Kimdura, poli propileno, Nylon, etc, para que puedas utilizarlas, para cualquier aplicación o superficie diferente (ver sección Etiquetas y Ribbon)
Considere los siguiente para etiquetar sus equipos o mobiliario, ya que existe una gran variedad materiales de etiquetas y Adhesivos , busque que el código de barras sea suficientemente grande, para que pueda ser leído con facilidad:
a) Si sus materiales son cajas de cartón, utilice etiquetas de Transferencia Térmica
b) Si son equipos metálicos o que soportan altas temperaturas o condiciones ambientales, utilice etiquetas de poliéster.
c) Si sus materiales son costales o llantas, considere sus etiquetas con un adhesivo mas agresivo, hay etiquetas especiales para ello
d) Si va etiquetar mobiliario, se recomienda etiquetas plásticas (poli propileno o poliéster) ya que duran mas tiempo y si se mojan, no les pasa nada, puede utilizar etiquetas de poliéster transparente sobrepuestas para proteger la impresión, ya que el uso de ciertos solventes, puede borrar la información impresa en la etiqueta